Reorganiseren in Coronatijd: The do’s en don’ts
De uitbraak van Covid-19 heeft iedere organisatie in Nederland geraakt, alleen al omdat de praktische inrichting van het werk om aanpassing heeft gevraagd. Veel organisaties zullen daardoor (moeten) nadenken over een structurele wijziging van hun organisatie. Waar loopt u tegenaan als u tot reorganisatie besluit? Hieronder op een rijtje de belangrijkste arbeidsrechtelijke vragen en antwoorden, mede met het oog op de NOW 2.0.
1. Q: Wanneer spreek je van een reorganisatie?
A: Iedere wijziging van een organisatie, ongeacht de omvang en de impact voor personeel, is een reorganisatie.
2. Q: Moet u de ondernemingsraad of een ander medezeggenschaps-orgaan raadplegen voorafgaand aan een reorganisatie?
A: U moet de ondernemingsraad of een ander medezeggenschaps-orgaan slechts schriftelijk om advies vragen over een (voorgenomen) reorganisatie als deze als “belangrijk” kan worden aangemerkt. Daarvoor moet worden gekeken naar het gewicht van het besluit, de aard en omvang van de activiteiten van werkgever en het aantal werknemers voor wie het besluit relevante gevolgen heeft. Dit is niet altijd even gemakkelijk te bepalen en is mede afhankelijk van hoe de medezeggenschap in andere situaties wordt geraadpleegd.
3. Q: Wat moet er in de adviesaanvraag staan?
A: Kort gezegd: wat wilt u gaan veranderen, waarom, wanneer en hoe? En wat zijn (naar verwachting) de gevolgen voor het personeel en met welke maatregelen gaat u die ondervangen
4. Q: Wat gebeurt er als u advies vraagt?
A: U moet de medezeggenschap een redelijke termijn (denk aan ca. vier weken) geven voor het uitbrengen van advies. U moet minimaal één keer met de medezeggenschap overleg hebben over de adviesaanvraag voordat het advies wordt uitgebracht. Nadat het advies is uitgebracht, kunt u een definitief besluit tot reorganisatie nemen. Is het advies van de medezeggenschap negatief, dan moet u de uitvoering van het besluit voor een maand opschorten, tenzij de medezeggenschap dat niet verlangt. Als er een ondernemingsraad is, kan die binnen een maand beroep tegen het besluit instellen bij de Ondernemingskamer van het Gerechtshof Amsterdam.
5. Q: Moet u een sociaal plan opstellen en zo ja, met wie en wanneer?
A: Een sociaal plan is een document waarin de maatregelen zijn opgenomen om de personele gevolgen van een reorganisatie te ondervangen. Als er geen personele gevolgen zijn die moeten worden ondervangen, hoeft er dus ook geen sociaal plan te worden opgesteld. Als er een cao binnen de organisatie van toepassing is, is het van belang te kijken of de cao hierover iets bepaalt; vaak is dat zo. In algemene zin wordt een sociaal plan afgesloten als de reorganisatie een groter aantal werknemers raakt (denk aan vijf of meer), zeker als dat gepaard gaat met ontslag. U kunt een sociaal plan afsluiten met de vakbonden (dat schrijft de cao vaak voor), maar ook met de medezeggenschap of zelfs eenzijdig. Strikt genomen strekt het adviesrecht van de medezeggenschap zich ook uit over de inhoud van het sociaal plan, maar als het sociaal plan met de vakbonden wordt afgesloten wordt het overleg daarover vaak aan de vakbonden overgelaten. In het sociaal plan worden afspraken gemaakt over onder meer de ontslagvergoeding, outplacement en/of een zoekperiode naar ander werk.
Voor de individuele binding aan het sociaal plan is een sociaal plan dat met de bonden is afgesloten sterker dan een sociaal plan dat met de medezeggenschap is overeengekomen, laat staan een eenzijdig door de werkgever opgesteld sociaal plan. Het verdient aanbeveling om parallel aan het adviestraject met de medezeggenschap overleg te voeren over de inhoud van het sociaal plan zodat die trajecten min of meer gelijktijdig kunnen worden afgerond.
6. Q: Hoe komt u tot ontslag bij een reorganisatie?
A: Als de reorganisatie tot verval van arbeidsplaatsen leidt en de betrokken werknemers niet kunnen worden herplaatst binnen de organisatie (concernbreed!), kunt u tot ontslag besluiten. U kunt dat voor de werknemers met een contract voor onbepaalde tijd pas uitvoeren als u toestemming hebt gekregen van het UWV (of een ontslagcommissie die bij cao is ingesteld). U moet bij het UWV hard maken dat er een bedrijfseconomische noodzaak is voor ontslag. Dat kan ingegeven zijn door een verslechterde financiële situatie, in welk geval u een verregaande financiële onderbouwing moet geven, maar kan ook veroorzaakt worden door werkvermindering of organisatorische veranderingen. In dat geval is de gevraagde onderbouwing beduidend beperkter. Verder toetst het UWV of u met inachtneming van het afspiegelingsbeginsel de juiste persoon voor ontslag in aanmerking hebt gebracht. U mag bij een reorganisatieontslag namelijk niet op geschiktheid selecteren. Het verdient aanbeveling het UWV traject pas op te starten nadat het adviestraject met de medezeggenschap is afgerond en de maatregelen om de personele gevolgen te ondervangen, zijn vastgesteld. Gaat u eerder naar het UWV, dan loopt u het risico dat het UWV de ontslagaanvraag als prematuur afwijst.
Als het UWV toestemming geeft tot ontslag, kunt u met deze toestemming opzeggen. U moet dan de opzegtermijn in acht nemen, maar mag daarop wel de proceduretijd bij het UWV in mindering brengen, mits er (minimaal) een maand opzegtermijn overblijft. Als er geen sociaal plan van toepassing is dat recht op een ontslagvergoeding geeft, heeft de ontslagen werknemer op grond van de wet recht op een transitievergoeding. Wij geven in overweging om parallel aan het indienen van een (nog niet onderbouwde) ontslagaanvraag bij het UWV de betrokken werknemers een vaststellingsovereenkomst aan te bieden. Het UWV geeft desgevraagd uitstel voor de inhoudelijke onderbouwing van de ontslagaanvraag zolang overleg over een vaststellingsovereenkomst plaatsvindt. Leidt het overleg tot een akkoord over de vaststellingsovereenkomst, dan kunt u de ontslagaanvraag bij het UWV intrekken.
7. Q: Wanneer is er sprake van collectief ontslag?
A: Als de voorgenomen reorganisatie ertoe leidt dat 20 of meer werknemers per UWV-werkgebied binnen een periode van drie maanden zullen worden ontslagen, is er sprake van collectief ontslag. Ook de beëindigingen op grond van een vaststellingsovereenkomst – wegens bedrijfseconomische redenen – tellen voor het aantal ontslagen mee. U moet in dat geval een melding doen aan de belanghebbende vakbonden en het UWV, waarbij gedetailleerde informatie moet worden verstrekt over de achtergrond en uitwerking van de voorgenomen ontslagen. De belanghebbende vakbonden moeten hierbij geraadpleegd worden over de noodzaak tot ontslag en over de maatregelen om de gevolgen te verzachten. Deze raadpleging mondt veelal uit in een sociaal plan dat met de bonden wordt afgesproken. Pas een maand na de melding kan er tot ontslag van betrokken medewerkers worden overgegaan, tenzij de geraadpleegde vakbonden dat niet verlangen. Om van een belanghebbende vakbond te kunnen spreken, moet zij onder de werknemers (één of meer) leden hebben en moet zij werkzaam zijn binnen de onderneming of de bedrijfstak waarvan de onderneming deel uitmaakt.
8. Q: Mag u onder NOW-2 een werknemer ontslaan vanwege een reorganisatie?
A: Ja, dat mag, maar het heeft wel (financiële) gevolgen voor de NOW-subsidie. Als u in de periode van 1 juni tot 1 oktober 2020 een ontslagaanvraag bij het UWV indient, wordt de subsidie onder NOW-2 verlaagd met 90% van drie bruto maandsalarissen (refertemaand is maart 2020) x 1,4 voor elke werknemer voor wie ontslag wordt aangevraagd. Deze aftrek vindt alleen niet plaats als u de ontslagaanvraag binnen vijf werkdagen na indiening intrekt. Is er sprake van collectief ontslag (zie hierboven) in dezelfde periode, dan wordt het subsidiebedrag nog verder verlaagd met 5%, tenzij met de betrokken vakbonden overeenstemming is bereikt over de noodzaak van het aantal te vervallen arbeidsplaatsen of daarover gezamenlijk een oordeel is gevraagd aan de Stichting van de Arbeid.
Tot zover de belangrijkste arbeidsrechtelijke vragen en antwoorden over een reorganisatie. Wij kunnen ons voorstellen dat er bij u nog meer vragen leven. Wellicht heeft u naar aanleiding van dit bericht behoefte aan aanvullend advies en/of een stappenplan? Wij zijn uiteraard beschikbaar voor vragen en overleg.
Met vriendelijke groet,
Saar van Waegeningh (vanwaegeningh@bingh.com)
Anne Martine de Jong (dejong@bingh.com)
Elianne Vroege – Scheffers (vroege@bingh.com)
Jolijn van Maurik (vanmaurik@bingh.com)
Sanne van Dooijeweert (vandooijeweert@bingh.com)
